Laatst bijgewerkt: 30-07-2026

Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

·         Kalm-O: de eenmanszaak Kalm-O, gevestigd in Nederland.

·         Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Kalm-O.

·         Overeenkomst: iedere afspraak tussen Kalm-O en opdrachtgever betreffende de uitvoering van werkzaamheden.

·         Werkzaamheden: alle overeengekomen diensten, waaronder administratieve ondersteuning, kwaliteitsondersteuning, projectondersteuning, procesverbetering, AI-ondersteuning, documentbeheer, agendabeheer, mailboxbeheer en overige ondersteunende werkzaamheden.

·         Schriftelijk: per e-mail of op andere digitale wijze vastgelegd.

Toepasselijkheid

1.       Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Kalm-O.

2.       Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

3.       Eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Offertes en Overeenkomsten

1.       Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

2.       Kennelijke fouten binden Kalm-O niet.

3.       Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke acceptatie van de offerte of zodra Kalm-O op verzoek van opdrachtgever met de werkzaamheden is gestart.

4.       Aanvullingen of wijzigingen zijn alleen geldig indien schriftelijk bevestigd.

Uitvoering van de opdracht

1.       Kalm-O voert werkzaamheden zorgvuldig en naar beste inzicht uit.

2.       Er geldt een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.

3.       Opdrachtgever verstrekt tijdig alle benodigde informatie.

4.       Kalm-O mag vertrouwen op de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de door opdrachtgever verstrekte informatie.

5.       Vertraging door ontbrekende informatie komt voor rekening van opdrachtgever.

6.       Werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht gelden als meerwerk en worden vooraf besproken en tegen het overeengekomen of nieuw afgesproken tarief uitgevoerd.

Vertrouwelijkheid, privacy en AI

1.       Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie vertrouwelijk.

2.       Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de AVG.

3.       Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

4.       AI mag worden gebruikt als ondersteunend hulpmiddel.

5.       AI vervangt nooit professionele beoordeling.

6.       Resultaten worden altijd gecontroleerd.

7.       Zonder voorafgaande toestemming van opdrachtgever worden geen direct herleidbare of bijzondere persoonsgegevens verwerkt in openbaar toegankelijke AI-systemen.

Zorg specifieke werkzaamheden

1.       Kalm-O ondersteunt organisaties op administratief, organisatorisch en kwalitatief gebied.

2.       Kalm-O neemt geen behandelbeslissingen, zorginhoudelijke beslissingen of wettelijke verantwoordelijkheden van opdrachtgever over.

3.       Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor alle inhoudelijke besluiten binnen de eigen organisatie.

4.       Adviezen, controles en aanbevelingen van Kalm-O ontslaan opdrachtgever nooit van diens eigen wettelijke verantwoordelijkheden.

Tarieven en betaling

1.       Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

2.       Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan.

3.       Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim.

4.       Betaling vindt plaats zonder verrekening of opschorting.

5.       Kalm-O kan wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Opschorting van werkzaamheden

Kalm-O heeft het recht werkzaamheden tijdelijk op te schorten wanneer:

·         Facturen niet tijdig worden betaald;

·         Opdrachtgever noodzakelijke informatie niet verstrekt;

·         Voortzetting van de werkzaamheden redelijkerwijs niet mogelijk is.

·         Kalm-O is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van deze opschorting.

Annulering

1.       Opdrachten kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 48 uur vóór aanvang van de werkzaamheden.

2.       Bij latere annulering kan de gereserveerde tijd geheel of gedeeltelijk in rekening worden gebracht.

3.       Werkzaamheden die al zijn uitgevoerd, worden altijd gefactureerd.

Duur en beëindiging

1.       Beide partijen mogen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

2.       Lopende werkzaamheden worden in overleg afgerond, tenzij onmiddellijke beëindiging noodzakelijk is.

3.       Openstaande facturen blijven onverminderd verschuldigd.

Overmacht

1.       Onder overmacht wordt verstaan iedere situatie waarop Kalm-O redelijkerwijs geen invloed heeft, waaronder ziekte, internetstoringen, stroomuitval, overheidsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden.

2.       Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

3.       Duurt de overmachtssituatie langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen.

Klachten

1.       Klachten over de uitvoering van de werkzaamheden dienen binnen 14 dagen na constatering schriftelijk te worden gemeld.

2.       Kalm-O krijgt de gelegenheid de klacht binnen een redelijke termijn te onderzoeken en, indien mogelijk, op te lossen.

3.       Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Aansprakelijkheid

1.       Kalm-O voert haar werkzaamheden zorgvuldig uit.

2.       Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke besluitvorming.

3.       Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de toepassing van adviezen, documenten en aanbevelingen van Kalm-O.

4.       Kalm-O is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever.

5.       Kalm-O is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of bedrijfsstagnatie.

6.       Als Kalm-O aansprakelijk is, blijft de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.

Intellectueel eigendom

1.       Alle door Kalm-O ontwikkelde documenten, templates, formats, werkwijzen, handleidingen en andere materialen blijven eigendom van Kalm-O, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.       Opdrachtgever mag deze uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

3.       Zonder schriftelijke toestemming mogen deze niet worden verkocht, gepubliceerd of aan derden worden verstrekt.

4.       Na volledige betaling verkrijgt opdrachtgever een gebruiksrecht op de specifiek voor hem ontwikkelde documenten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Toepasselijk recht

1.       Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

2.       Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Kalm-O is gevestigd, tenzij de wet anders bepaalt.